深圳市龙华区慈善会合同管理办法

第一章  总  则

第一条 为规范深圳市龙华区慈善会（以下简称“本会”）合同的管理，防范合同法律风险，维护合法权益，根据《中华人民共和国民法典》结合实际，制定本办法。

第二条 本办法中所称合同是指本会对外签订、履行建立民事权利义务关系的各类协议文件及其附件，以及有关的补充协议、意向书、备忘录等合同性法律文件

第三条 磋商、订立、履行合同，解决合同争议，保管合同文件资料以及制定合同示范文本等活动，适用本办法。

第四条 合同管理应当遵循权责明确、程序规范、内容合法、处理及时的原则。

第二章 合同岗位及职责

第五条 综合服务部作为合同业务的归口管理部门，应对合同业务进行统一的管理，确定合同审核和签订的程序，保管合同印章，负责合同的登记和归档。

综合服务部指定一人为合同管理员，负责以下事项：

（一）拟订合同管理制度，规范合同业务流程；

（二）负责汇总各部门合同管理台账；

（三）负责监督各部门汇总合同原件以及合同签订、履行、变更、解除及争议处理过程中发生的一系列原始文件并登记归档。

第六条 各部门按照工作职责，承担合同的前期准备、拟定、审查、履行、争议解决等事宜：

（一）负责合同项目的调研、必要性、可行性和合理性论证评估；

（二）审查合同对方当事人的主体资格以及资信等情况，并收集相关资料；

（三）负责与合同对方当事人进行谈判，拟定、修改合同文本；

（四）负责合同履行，跟踪合同的履行情况和分期付款合同的付款进度；

（五）负责对合同履行过程中发生的纠纷和发现的问题进行调查处理；

（六）负责合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼应对等工作；

（七）负责合同谈判、订立、履行、变更、解除等相关文件资料的整理、保管和移交工作。

（八）负责建立部门的合同台账，指定一人为部门合同管理员，负责保管合同文件资料与登记合同台账。

第三章 合同的签订

第七条 合同应当采用书面形式订立。

第八条 签订合同前，合同承办部门应就合同项目进行可行性审查论证，调查合同对方当事人资质、资产、信用、履约能力等情况，并收集、整理有关资料。

第九条 合同内容应约定明确、合法有效、权利对等、义务相当，不得模糊不清、约定不明或者权利义务严重失衡。合同一般应包括当事人、标的、数量、质量、价款和报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议方法等基本内容。

第十条 合同承办部门签订合同及其补充协议前，必须交由法律顾问进行合法性审查，使用合同示范文本签订的合同且未对合同条款进行实质性变更的除外。法律顾问出具的合法性审查意见，合同承办部门应。

第十一条 当采纳；确因项目情况特殊无法采纳或无法完全采纳的，合同承办部门应与法律顾问及时沟通。合同项目涉及保密事项的，合同承办部门应与对方当事人签订保密协定。

第十二条 合同签订原则上由法定代表人签署，并盖公章；其他人员签署的，应有法定代表人的书面授权委托书。

第十三条 合同至少签订一式四份。至少留存两份原件，一份交给合同管理员登记归档，一份交由财务人员作为费用报销的凭证。

第四章 合同的履行

第十四条 合同签订后，合同承办部门负责合同的履行，并及时对履行过程中的问题进行处理。在合同对方当事人怠于履行合同义务时，承担督促对方当事人履行义务的职责，及时主张请求权。

第十五条 合同履行过程中，因客观情况发生变化确需变更合同实质性条款，包括合同履行主体、合同标的、合同履行期限、违约责任等变更的，合同双方当事人应就变更事项签订补充协议，并按本办法提请审查。

第十六条 如需解除合同，合同承办部门应先就解除合同的风险进行评估，经风险评估后，仍决定解除合同的，应及时向对方当事人发出书面解除通知，并会同对方当事人协商合同解除有关事宜。

第十七条 为确保与合作的产品或服务提供方保质保量履行合同约定的义务，进一步规范合同款支付程序，建立依据充分、程序规范、严格验收合同款支付机制，合同支付有关要求如下：

（一）分期付款：首笔合同款按财务管理办法相关规定执行；第二笔或之后的合同进度款须提供验收记录表或项目总结报告，在确保阶段性成果符合工作要求，并经部门负责人审批后，再按程序予以支付相关款项；验收不合格或属重大事项、较为敏感事项须报业务分管领导审批。

（二）一次性付款的须验收合格后再予以支付。

第十八条 财务人员应当根据验收情况执行结算业务，承办方未按合同条款完成项目进度的，财务人员有权拒绝付款。

第五章  合同争议处理

第十九条 合同在履行过程中产生争议，合同承办部门应负责查明情况及原因，收集相关资料，包括合同纠纷的起因、合同的履行情况、违约情形、损害结果、违约行为与损害结果之间的因果关系及免责事由等。合同承办部门应组织评估合同争议可能产生的不利后果，制定应对方案。

第二十条 合同发生争议时，合同承办部门应指定专人负责，并积极征求法律顾问意见，必要时要求法律顾问全程参与争议处理。

第二十一条 合同承办部门应积极主动与争议另一方协商、沟通，寻求和解方式解决争议。经协商或调解达成一致意见的，应当签订书面协议。

第二十二条 合同争议经充分沟通协商，仍无法达成一致意见，且该纠纷可能严重损害或威胁权益或重大公共利益的，合同承办部门应及时采取风险防范应对措施并向秘书长书面报告。

第二十三条 合同争议经协商不能达成一致意见，合同承办部门需提起诉讼或提出仲裁申请的，应当全面收集有关对方违约、对方违约给政府一方造成的损失、政府一方履行合同情况等方面的证据材料。

第二十四条 因合同争议被诉或被提请仲裁的，合同承办部门应做好应诉准备并积极应诉。

第六章  合同归档与保管

第二十五条 合同编号管理。

（一）按照合同统一分类及连续编码方法，各类合同均按部门进行分类编号，各级编码之间使用“-”进行连接。

一级编码：龙华区慈善会拼音字母“LHQCSH”；

二级编码：部门拼音首字母；

三级编码：年份；

四级编码：按合同签订先后顺序编流水号。

如：龙华区慈善会－综合服务部-2022年03月01日LHQCSH-ZHFW-2020301。

（二）合同承办部门在合同通过最终审批、签字并盖公章后，交由部门合同管理员进行合同编号，将该编号填写在合同封面右上角，并将合同编号登记在部门合同管理台账中。

第二十六条 合同承办部门应妥善保管合同订立及履行过程中产生的全部原始文件资料，包括：

（二）合同对方当事人的权利凭证、资质、资产、信用、履约能力、知识产权状况调查材料；

（三）正式签订的合同文本及其附件；

（四）合同履行过程中签订的有关补充协议、变更协议；

（五）签约审批材料；

（六）合法性审查意见及相关部门的意见；

（七）履行情况记载；

（八）合同争议的处理情况记载及有关材料；

（九）与合同有关的其他文件资料。

部门合同管理员应及时登记和更新合同管理台账，包括合同编号、付款方式、已付款、累计付款等。

第二十七条 部门合同管理员按月将合同资料和合同管理台账交于综合服务部合同管理员，合同管理员将合同订立及履行过程中产生的全部原始文件资料归档，并汇总各部门合同管理台账，监督各部门合同履行、支付情况，更新合同管理台账。

第二十八条 因人事变动或调整，合同管理员发生变化的，综合服务部应指定新合同管理员，前任合同管理员应在办理完相关文件资料、档案移交手续，并签字确认后才可离任。

第七章 责任追究

第二十九条 合同承办部门、审查机构及其工作人员和其他相关知情人员应当严格保守秘密，不得擅自对外披露或向他人提供有关合同磋商、履行、争议处理等相关信息或资料。

第三十条 各部门及其工作人员违反本办法，在合同管理过程中，不履行职责或不正确履行职责的，对其依法追究责任；涉嫌犯罪的，依法移交司法机关处理。

第八章 附 则

第三十一条 本办法由龙华区慈善会秘书处负责解释和修改。

第三十二条 本办法经2023年5月11日龙华区慈善会第二届常务理事会第二次会议表决通过后实施。