深圳市龙华区慈善会档案管理办法

第一章  总  则

第一条 为加强深圳市龙华区慈善会（以下简称“本会”） 档案管理，确保档案真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《归档文件整理规则》等有关规定，制定本办法。

第二条 本办法中所称档案是指本会在日常管理和各类业务活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条 综合服务部负责保存各类实物和文字档案，并由档案管理人员集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有或者擅自销毁。同时按照相关规范建立专门的电子档案。

第四条 本办法适用于本会全体工作人员。

第二章  归档范围和保管期限

第五条 本会在业务活动中形成的归档的文件。

（一）人事档案：人员任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料；专职、兼职人员的人事简历、身份证复印件、学历证书相关资料、员工劳动、工资、福利方面的文件材料；员工的保险、公积金等材料；

（二）会计档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报告、相关票据以及其他会计核算材料；

（三）业务档案：文件资料。主管单位和上级部门发来的与本会相关的决定、批复、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；本会对外正式发文以及与有关单位来往的文书、合同、协议书等材料；会议资料。包括会议通知、邀请函、签到表、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录和会议纪要等；管理资料。本会内部工作计划和总结、管理制度、工作报告、会议通知、会议记录和纪要、统计报表及简报、内部印刷资料及信息产品，如周报、月报、年报以及其他报告等；

（四）项目资料：包括各项目立项、实施、传播以及结项过程中的所有的资料，包括立项书、项目成果、结项书等；传播资料。媒体和社会对机构的评价资料，主要为媒体报道内容；重要活动的剪报、照片、录音、录像等材料；机构简介及说明、各类信息公开等宣传材料；其他档案。包括办公用品领用记录、固定资产登记表、图书资料借阅记录等。

第六条 各类文件的保管期限分为永久、30年、10年。

（一）保管期限为永久的档案种类：人事档案，年度财务会计报告，会计档案保管清册、销毁清册、鉴定意见书；党建资料，上级批复与来文，机构成立的所有资料，理事会会议资料，品牌项目资料；

（二）保管期限为30年的档案有：机构部门内部管理制度资料；重要会议、重要项目的资料；重要机构的往来文件与合同；会计凭证和会计账簿；

（三）保管期限为10年的档案有：一般性项目资料；一般财务会计报告和票据；中止的项目资料；其他需要保存的档案。

第三章  归档分工及要求

第七条 坚持各部门收集、综合服务部集中统一管理的档案制度。综合服务部设专人负责保存人事、会计和业务档案。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务保管一年，期满后存入档案室并由专人保管。各部门都要建立健全日常归档制度。处理完毕的文件材料应及时整理完毕后移交综合服务部。综合服务部将归档的文件材料必须按年度立卷。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第八条 归档分工。

（一）凡本会印发出的公文（含定稿和两份打印的证件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件、电子版）一律由综合服务部统一收集管理；

（二）项目文件（含电子版扫描件）由项目承担部门收集归档；多部门参与的项目，由主要负责部门收集归档；

（三）会议文件（含电子版）由会议主办部门收集归档。

第九条 归档人员职责。

（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料；

（二）认真执行日常归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，活动结束1个月内将材料归档完毕，并办好移交签收手续；

（三）相关人员借用文件材料时，综合服务部应积极地提供方便，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续；

（四）保持文件的洁净、平整，同时归档之前去除每份文件上的回形针、大头钉、图钉等金属材料，防止腐蚀。

第四章  材料的整理与归档

第十条 归档文件材料按照本会－年度－保管期限－项目/活动分类，按“件”进行整理后放入档案盒。一般每份文件为一件。件的构成：正文与附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；原件与复制件为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，也可汇编为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件；会议邀请函与回执为一件；项目内部联系较为密切的行动文件可算为一件，如项目前期准备资料，如项目方案与预算。其他可参照执行。

第十一条 件内文件的排列顺序。

归档文件排序时，正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；邀请函与回执为一件的，回执在前，邀请函在后。

第十二条 件与件按制度所列的先后顺序，在档案盒内进行排列。在每一份文件内有文字页面的右上角或背面左上角，用铅笔从阿拉伯数字“1”开始连续编写页号，依件号先后顺序将文件材料装入档案盒保存。

第十三条 装盒后将所有档案按照档案类别－年度－保管期限的顺序依次排列上架。

盒号要按照统一分类及连续编码方法，各类档案均按类别代码及等级编码（见附件2）进行分类编号，各级编码之间使用“-”进行连接。

如：项目管理类盒号为：项目管理－项目运营部-2022年03月01日-001号 XMGL-XMYY-20220301-001

第十四条 依据档案类别编制归档文件台账，按要求填写档案归档文件内容。

第十五条 加强奖杯、奖牌、锦旗等实物档案的整理。参考文件的整理格式，在实物背面右下角或其他合适的地方加盖归档章，编制目录后，按照年度保存至档案室。

第五章  保管利用、销毁与责任

第十六条 建立档案借阅登记管理制度。借阅永久保存的档案需要理事长签字，借阅保存30年和10年的档案需要部门负责人签字。借出的档案，使用人应负责妥善保管，不得污损、遗失。违反有关规定，对档案有损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情况的，应当依法追究相关人员责任。

第十七条 实物档案一般不外借使用，特殊情况下需要使用时，需经秘书长批准后才能借出。

第十八条 涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容的档案的保管、利用，应当按照国家有关法律法规规定办理。

第十九条 档案保管期满，需要销毁时由行政部提出销毁清单，会同相关部门共同鉴定后，编制档案销毁清册，逐级报经理事长批准后，方可销毁。对档案中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由办公室保管到结清债权、债务时为止。

第二十条 按规定销毁档案时，应由办公室和相关部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在 销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。

第六章  附 则

第二十一条 根据实际需要，本会可参照相关规定制定具体的管理方法或实施细则。

第二十二条 本办法由龙华区慈善会秘书处负责解释和修改。

第二十三条 本办法经2023年5月11日龙华区慈善会第二届常务理事会第二次会议表决通过后实施。