深圳市龙华区慈善会会议管理办法

第一章 总  则

第一条 为规范会议程序，提高深圳市龙华区慈善会（以下简称“本会”）决策管理能力和办事效率，保证管理工作规范、有序开展，特制订本办法。

第二条 本办法适用于本会各类会议组织、安排与管理工作，包括但不限于：

（一）会员代表大会、理事会、常务理事会会议；

（二）秘书处工作例会；

（三）项目工作会议；

（四）对外会议。

第二章  会议组织管理与程序

第三条 会员代表大会

（一）本团体的最高权力机构是会员代表大会。会员代表大会每届五年，权利是：制定和修改章程；选举和罢免理事；审议理事会的工作报告和财务报告；决定终止事宜；决定其他重大事宜；

（二）会员代表大会须有2/3以上的会员代表出席方能召开，其决议须经到会会员代表半数以上表决通过方能生效； 

（三）召开会员代表大会，监事及其他指定人员列席。

第四条 理事会会议

（一）理事会每年至少召开一次会议；情况特殊的，也可采取通讯形式召开；

（二）理事会会议原则上由会长召集和主持，如有1/3理事提议，必须召开理事会会议，提议理事可推选召集人；

（三）理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事2/3以上表决通过方能生效；

（四）理事出席会议，监事及其他指定人员列席。

第五条 常务理事会

（一）本会设常务理事会，常务理事会由理事会选举产生；

（二）常务理事会会议原则上由理事长或委托副理事长召集和主持，如有1/3常务理事提议，必须召开常务理事会会议，提议常务理事可推选召集人；

（三）常务理事会须有2/3以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事2/3以上表决通过方能生效；

（四）常务理事出席会议，监事及其他指定人员列席。

第六条 理事长办公会

（一）本会设理事长办公会，由理事长、执行副理事长及副理事长组成；

（二）理事长办公会会议原则上由理事长或委托副理事长召集和主持，主要负责常务理事会闭会期间特定业务工作审批；

（三）理事长办公会会议由线上（微信、邮件等）或线下会议形式召开，审批相关业务工作，且须有2/3以上人员出席方能召开，其决议须通过2/3以上表决通过方能生效；

（四）理事长、执行副理事长、副理事长出席会议，监事及其他指定人员列席。

第七条 秘书处工作例会。秘书处工作例会于每周周一举行，主要对本会上一周期的工作进行总结、讨论与沟通。工作例会由秘书长召集和主持，本会全体员工出席。

第八条 项目工作会议

（一）因项目相关问题研讨需要在本会内部召开的项目工作会议，由项目负责人召集和主持，项目相关人员参会；

（二）项目负责人或指定人员负责会务准备，发出会议通知，并做好会议内容的记录。

第九条 对外会议 

（一）本会因整体业务发展需要，邀请其他组织、单位或者机构参加的会议，由综合服务部负责会议接待与会务工作；

（二）接待工作原则：热情周到、礼仪规范、勤俭节约、统一协调；

（三）接待规格：重要会议参会人员由会长、执行副理事长或副会长出席，由秘书长/副秘书长接待；其他参会人员根据情况由相关人员接待。

第三章  会务工作

第十条 会务工作由本会综合服务部负责，包括前期准备，会中服务，会后材料整理等工作，其他部门应积极配合协助。

第十一条 会议前期提前向拟参会人员发出会议邀请，包括会议名称、内容、会期、时间、地点等。其中，重要参会人员由会长、秘书长/副秘书长邀请，一般参会人员由会务人员对接与邀请。

第十二条 会场布置包括宣传资料、会议相关资料制作与准备、多媒体设备调试、座位安排、茶水预备等工作。

第十三条 会议中期需随时观察会议情况，记录会议内容，及时添加茶水，保证会议顺利进行。会议纪要签发由会议发起部门负责草拟，由综合服务部门负责复核，由秘书长及执行副理事长审核后，报会长签批后发送至与会人员。

第十四条 会议后期需检查会场，做好清洁维护，做好会议文件的收集、归档工作。

第四章  会议要求

第十五条 参会人员应按时参会，因故不能参会者，应向上一级领导请假，得到允许，方可缺席。

第十六条 会议期间避免随意走动，保持安静，在他人发言时认真倾听。会议主持人应对违反会议纪律的情况提出纠正。

第十七条 所有参加会议的人员，应遵守保密原则，不得向与会议无关的人员传递会议信息或会议纪要。

第十八条 所有参加会议的人员应注意保持会议室的环境卫生；严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设备。

第五章  附  则

第十九条 本办法由龙华区慈善会秘书处负责解释和修改。

第二十条 本办法经2023年5月11日龙华区慈善会第二届常务理事会第二次会议表决通过后实施。